Kaupunginhallitus
Pöytäkirja 22.05.2023/Pykälä 166

Sivistysvaliokunta 26.04.2023 § 44 

Valmistelu ja lisätiedot sivistysjohtaja Mika Silvennoinen, mika.silvennoinen(at)orimattila.fi

Lastu-kirjastokimppaan kuuluvat Päijät-Hämeen kunnat Asikkala, Hartola, Heinola, Hollola, Kärkölä, Lahti, Orimattila, Padasjoki ja Sysmä. Kimpalla on yhteinen kirjastojärjestelmä, asiakasrekisteri sekä kokoelmatietokanta. Lastu-kimpassa on tällä hetkellä käytössä Axiell Finland Oy:n kirjastojärjestelmä Axiell Aurora, joka on tulossa tiensä päähän. Se on ollut markkinoilla jo yli 10 vuotta, ja sen käyttöliittymä on toteutettu Silverlight-teknologialla, jonka tuki on päättynyt lokakuussa 2021. Silverlight-version kehitys on lopetettu, eikä Axiellilla ole ollut tarjota ominaisuuksiltaan ja toimivuudeltaan vastaavaa järjestelmää tilalle.

Silverlight-teknologia ei ole enää tuen päättymisen jälkeen saanut mitään päivityksiä eikä tule saamaan edes kriittisiä tietoturvapäivityksiä, vaikka tietoturva-aukkoja löytyisi. Aurora Goldin ollessa vielä keskeneräinen on nykytilanteessa painetta siirtyä pois Aurorasta, ja ottaa käyttöön toinen kirjastojärjestelmä.

Koha on avoimen lähdekoodin kirjastojärjestelmä, jonka Suomessa tarjottavia tukipalveluja varten on vuonna 2016 perustettu kirjastojärjestelmää käyttävien kuntien omistama, voittoa tavoittelematon yhtiö Koha-Suomi Oy. Yhtiön osakkaina ovat kaikki Kohaa kirjastopalveluissaan käyttävät suomalaiset kunnat. Koha-Suomi Oy tuottaa kirjastojärjestelmäpalvelut osakaskunnille SaaS-palveluna.?Koha-kirjastojärjestelmä on käytössä yli 110 kaupungissa ja kunnassa Suomessa.??

Lastu-kirjastojen seudullinen kehittämisryhmä asetti syksyllä 2022 tavoitteen järjestää alkuvuodesta 2023 tutustumistilaisuuksia Quria- ja Koha-järjestelmiin. Tutustumistilaisuuksien jälkeen käytiin keskusteluja sekä seudullisesti että kirjastojen sisäisesti, ja lopputuloksena todettiin Kohan näyttäytyvän parempana, tulevaisuuden kannalta kestävämpänä ratkaisuna etenkin tietoturvan osalta.

Lastu-kirjastojen yhteinen näkemys on, että nykyisen Aurora-järjestelmän riippuvuus Silverlight-teknologiasta on vakava riski ja asukkaiden tietosuojan varmistamiseksi järjestelmän vaihto on välttämätöntä.

Käytännössä hankintaprosessi menee niin, että kunnat ilmoittavat Koha-Suomi Oy:lle halukkuudestaan liittyä mukaan Koha-Suomeen, jonka hallitus tekee päätöksen antaa mahdollisuuden ostaa osakkeitaan kunnan asukasluvun mukaisesti. Koha-Suomi Oy tarjoaa tukipalveluita vain jäsenilleen, eli osakkailleen. Orimattilan kaupungin osalta osakkeiden ostosta päättää kaupunginhallitus.

Kun kunnat ovat osakkaita, aloitetaan käyttöönottoprosessi yhdessä Koha-Suomen kanssa. Käyttöönotossa menee noin vuosi ja sinä aikana tehdään testikonversioita, ja varmistetaan datan mahdollisimman häviötön siirtyminen järjestelmästä toiseen.

Kustannukset eivät merkittävästi poikkea toisistaan eri järjestelmien välillä, kun otetaan huomioon kaikki järjestelmistä aiheutuvat kulut. Kohan tapauksessa Lahti ottaisi vetovastuun ja laskuttaisi muilta kunnilta asukasluvun mukaisesti pääkäyttäjäresurssista. Tällöin myös kimpan muilta kunnilta poistuu tarve nimetä järjestelmälle oma pääkäyttäjäresurssi. Koha nähdään jatkuvasti kehittyvänä järjestelmänä pitkäaikaisena ratkaisuna, josta ei aiheudu tulevina vuosina maksuja järjestelmänvaihdosta.

Kohan kustannukset koostuvat käyttöönottokuluista ja pääkäyttäjäresurssin vuosikustannuksista. Laskelmat perustuvat joulukuun 2022 asukaslukuun ja niihin on laskettu oletuksena Iitin mukana olo Lastukimpassa. Iitti käyttää jo Koha-kirjastojärjestelmää. Orimattilan osalta käyttönottokulujen osalta 6572 euroa ja pääkäyttäjäresurssin osalta 4616 euroa. Yhteensä kustannukset olisivat 11188 euroa.

Koha-järjestelmästä on käyty Orimattilan kaupungin sisäinen keskustelu talousjohtajan, kirjasto- ja kulttuuritoimenjohtajan, kirjastovirkailijan ja tietohallinnon kesken. Keskustelussa ei noussut mitään sellaista seikkaa, joka estäisi Koha-järjestelmässä mukana olon. Pikemminkin sitä pidettiin erittäin hyvänä asiana.

Tavoiteaikataulu on, että Koha olisi käytössä Lastu-kimpassa syksyllä 2024. Aikataulusta on alustavasti puhuttu, että käyttöönottoprosessi olisi mahdollista aloittaa lokakuussa 2023.

 Esittelijä Sivistysjohtaja

 Päätösehdotus

  Sivistysvaliokunta päättää jatkaa ja valtuuttaa kirjaston olemaan mukana Koha-kirjastojärjestelmän kehittämisessä ja jatkovalmisteluissa. Orimattilan kaupungin osalta osakkeiden ostosta päättää kaupunginhallitus.

 Päätös Sivistysvaliokunta päätti jatkaa ja valtuuttaa kirjaston olemaan mukana Koha-kirjastojärjestelmän kehittämisessä ja jatkovalmisteluissa. Orimattilan kaupungin osalta osakkeiden ostosta päättää kaupunginhallitus.

Kaupunginhallitus 22.05.2023 § 166  

124/12.03.01.00/2023  

Valmistelu ja lisätiedot hallintojohtaja Lilli Peltonen

  044 781 3602, lilli.peltonen(at)orimattila.fi

Orimattilan kaupunki on ilmaissut halukkuutensa liittyä Koha-kirjastojärjestelmään. Osakkeen hankinnasta päättää kaupunginhallitus.

Käytännössä hankintaprosessi toteutuu siten, että kunnat ilmoittavat Koha-Suomi Oy:lle halukkuudestaan liittyä mukaan Koha-Suomeen, jonka hallitus tekee päätöksen antaa mahdollisuuden ostaa osakkeitaan kunnan asukasluvun mukaisesti. Koha-Suomi Oy tarjoaa tukipalveluita vain jäsenilleen eli osakkailleen. Kun kunnat ovat osakkaita, aloitetaan käyttöönottoprosessi yhdessä Koha-Suomen kanssa. Käyttöönotossa menee noin vuosi.

Jotta kunta pääsee Koha-Suomen jäseneksi, on osakkeita hankittava asukasluvun edellyttämä määrä 0,15 €/asukas. Orimattilan osakkeiden hankintahinta on noin 2360 € vuoden 2022 lopun asukasluvun mukaan.

 Esittelijä Kaupunginjohtaja Kalle Larsson

 Päätösehdotus

  Kaupunginhallitus päättää hankkia Koha-Suomi Oy:n osakkeita asukasluvun edellyttämän määrän hintaan 0,15 eur/asukas. Yhteensä n. 2360 €.

 Päätös Kaupunginhallitus päätti hankkia Koha-Suomi Oy:n osakkeita asukasluvun edellyttämän määrän hintaan 0,15 eur/asukas. Yhteensä n. 2360 €.