Kaupunkikehitys- ja tekninen valiokunta
Pöytäkirja 21.11.2023/Pykälä 133

Kaupunkikehitys- ja tekninen valiokunta 21.11.2023 § 133  

268/02.08.00/2023  

Valmistelu ja lisätiedot Vuokraus- ja palvelukoordinaattori Jenni Anttila puh. 044 781 3776

  Toimitilajohtaja Leena Pekkanen puh. 044 781 3990

  Orimattilan kaupunki on hankintayksikkönä järjestänyt ajalla 8.6.-30.6.2023 kansallisen kynnysarvon ylittävän tarjouskilpailun vuokranhallinnan ohjelmistopalvelun hankinnasta. Tarjouskilpailua edelsi kaupungin järjestämä markkinakartoitus.

Tarjousaikana tarjouksen tekivät neljä tarjoajaa. Kaikki tarjoajat täyttivät kelpoisuusehdot ja kaikki tarjoukset olivat tarjouspyynnön mukaisia. Tarjouskilpailun ratkaisuperuste oli kokonaistaloudellinen edullisuus parhaalla hinta/laatusuhteella. Hinnan ja laadun painoarvot tarjouskilpailussa olivat 50 % ja 50 %.

Hinnan vertailu oli jaettu neljään erikseen painotettuun hintakomponenttiin: 1. vuokranhallinnan ohjelmistopalvelun kuukausihinta (70 %:n painotus) 2. käyttöönottopalvelun hinta (10 %:n painotus) 3. pohjakuvien muutostöiden piirtämisen tuntihinta (10 %:n painotus) ja 4. koulutuksen hinta, 3 tuntia teams (10 %:n painotus). Jokainen hintakomponentti vertailtiin painotuksensa mukaisesti tarjousten kesken erikseen. Hinta- ja laatuvertailun jälkeen eniten yhteispisteitä saaneena palveluntuottajaksi valittiin 19.9.2023 Buildercom Oy.

Hankintapäätöksen jälkeen valitusaikana Rapal Oy yhtenä tarjoajista teki hankintapäätöksestä 6.10.2023 hankintaoikaisuvaatimuksen. Rapal Oy:n muutoksenhaun perusteena on väite siitä, että hankintayksikkö on tarjouspyynnön mukaisten hintakriteerien pohjalta tehnyt hintavertailun virheellisesti. Siitä johtuen koko tarjousvertailu tulisi tehdä uusiksi tai vaihtoehtoisesti tarjouspyynnön mahdollisen epäselvyyden (vertailuperusteet) vuoksi hankintamenettely tulisi keskeyttää ja järjestää uusi tarjouskilpailu. 

Hankintalain (1397/2016) 132 §:n mukaan hankintayksikkö voi itse poistaa virheellisen päätöksensä tai peruuttaa muun hankintamenettelyssä tehdyn ratkaisun, jolla on oikeudellisia vaikutuksia tarjoajien asemaan, ja ratkaista asian uudelleen (hankintaoikaisu), jos päätös tai muu hankintamenettelyssä tehty ratkaisu perustuu lain soveltamisessa tapahtuneeseen virheeseen tai jos asiaan on tullut sellaista uutta tietoa, joka voi vaikuttaa päätökseen, ratkaisuun tai hankintasopimuksen tekemisen edellytyksiin. Päätöksen tai ratkaisun oikaiseminen ei edellytä asianosaisen suostumusta.

Hankintayksikkö on tutkinut tehdyn hankintaoikaisuvaatimuksen ja arvioinut tilanteen. Hankintayksikön mukaan tehty tarjousvertailu on tehty tarjouspyynnön ehtojen ja kriteerien edellyttämällä tavalla. Tehdyn hankintaoikaisuvaatimuksen perusteella on kuitenkin ollut mahdollista, että tarjouspyynnön hinnoittelukriteerejä on voitu tulkita eri tavoin kuin, mitä hankintayksikkö on tosiasiassa tarkoittanut. Tämä on voinut vaikuttaa siihen, miten tarjoajayritys on lopulta valmistellut tarjoustaan hinnoittelun osalta. Kyse on potentiaalisesta epäselvyydestä, joka on voinut tarjouskilpailussa vaarantaa myös tarjoajien tasapuolisen ja syrjimättömän kohtelun.

Tämän mahdollisen epäselvyyden vuoksi on kokonaisarviona tarkoituksenmukaista hankintalain 132-134§ mukaisena hankintaoikaisuna keskeyttää hankintamenettely ja järjestää uusi tarjouskilpailu. Tilanteessa on kyse hankintalain 125 §:n mukaisesta todellisesta ja perustellusta syystä. Hankintamenettelyn keskeytys on perusteltua myös aikataulullisista syistä.

Oheismateriaali: Oikaisuvaatimus ja vertailutaulukko

 Esittelijä Kaupunkikehitysjohtaja Kari Setälä

 Päätösehdotus

  Kaupunkikehitys- ja tekninen valiokunta päättää, että kaupunkikehitys- ja teknisen valiokunnan hankintapäätös 107§ / 19.9.2023 hankintaoikaisuna poistetaan ja hankintamenettely keskeytetään ja, että vuokranhallinnan ohjelmistopalvelusta järjestetään uusi tarjouskilpailu. Tämä päätös on Orimattilan kaupungin vastine markkinaoikeudelle tehtyyn markkinaoikeusvalitukseen.

 Päätös Kaupunkikehitys- ja tekninen valiokunta päätti yksimielisesti päätösehdotuksen mukaisesti. 

Tämä pykälä tarkastettiin kokouksessa.    

Täytäntöönpano: pöytäkirjanote markkinaoikeudelle sekä tiedoksi asianosaisille.