Tarkastuslautakunta
Pöytäkirja 11.03.2024/Pykälä 22

Tarkastuslautakunta 05.02.2024 § 12 

Valmistelu ja lisätiedot Talousjohtaja Eero Aitkoski, eero.aitkoski(at)orimattila.fi

Kuntalain 121 §:n mukaan tarkastuslautakunnan tehtävänä on valmistella valtuuston päätettävät hallinnon ja talouden tarkastusta koskevat asiat ja huolehtia kunnan ja sen tytäryhteisöjen tarkastuksen yhteensovittamisesta.

Orimattilan kaupungin hallintosäännön 12 luvun § 5:n mukaan tilintarkastusyhteisö valitaan enintään kuuden tilikauden hallinnon ja talouden tarkastamista varten. Kaupungin tytäryhteisön tilintarkastajaksi on valittava kaupungin tilintarkastusyhteisö.

Kuntalain 14 § mukaan kunnan valtuusto päättää tilintarkastajan valitsemisesta.

Orimattilan kaupungin ja kaupungin tytäryhtiöiden tilintarkastuspalvelut on kilpailutettu valtuuston toimikaudelle 2019 - 2021. Hankintasopimukseen on sisältynyt kaksi optiovuotta, jotka on käytetty. Näin ollen tilintarkastuspalvelut tulee nyt kilpailuttaa vuodesta tilikaudesta 2024 eteenpäin.

Tilintarkastuksen kilpailutuksen alustava aikataulu on:

- tarjouspyynnön julkaiseminen viikolla 6 tai 7

- tarjous avoinna viikolle 9 asti

- tarkastuslautakunnan valintaesitys valtuustolle tilintarkastajan valinnasta viikolla 11

- valtuusto tekee päätöksen tilintarkastajan valinnasta 18.3.2024

Tarkastuslautakunta käsitteli kokouksessaan 15.1.2024 kilpailutuksen periaatteet ja määritteli kilpailutuksen kriteerit. Kilpailutusasiakirjat on määritelty keskustelun perusteella.

Orimattilan kaupungin tilintarkastus kilpailutetaan tilikausille 2024-2027, kilpailutus sisältää option tilikausille 2028-2029.

Tilintarkastuksen kilpailutusasiakirjat, tarjouspyyntö ja sopimusluonnos, ovat oheismateriaaleina.

Hallintosäännön 20 luvun 4 § mukaan muun toimielimen päätökseen perustuvan sopimuksen ja sitoumuksen allekirjoittaa toimialajohtaja, jollei toimielin ole päättänyt toisin.

 Puheenjohtajan esitys

  Tarkastuslautakunta päättää käynnistää tilintarkastuspalvelun kilpailutuksen.

Tarkastuslautakunta valtuuttaa talousjohtajan allekirjoittamaan tarjouspyynnön sekä hoitamaan kilpailutuksen käytännön asiat.

 Päätös Tarkastuslautakunta hyväksyi oheismateriaalina olevat kilpailutusasiakirjat ja valtuutti talousjohtajan allekirjoittamaan tarjouspyynnön sekä hoitamaan kilpailutuksen käytännön asiat.

Ville Valkonen jääväsi itsensä ja poistui kokouksesta asian käsittelyn ajaksi (esteellisyysperuste Hallintolain § 28 1 momentin kohta 7).

Tarkastuslautakunta 11.03.2024 § 22  

Valmistelu ja lisätiedot Talousjohtaja Eero Aitkoski, eero.aitkoski(at)orimattila.fi

Orimattilan kaupunki kilpailutti tilintarkastuspalvelut tilikausille 2024-2027. Hankinta sisältää option vuosille 2028-2029.

Hankinta toteutettiin kansallisena hankintana.

Tarjouspyyntö julkasitiin Hilmassa 12.2.2024 (Tarjouspyyntö 493628, liitteenä). Tarjoajilla oli mahdollisuus esittää lisätietokysymyksiä, mutta kysymyksiä ei tullut. Tarjoukset tuli jättää 1.3.2024 klo 10.30 mennessä Tarjouspalvelu.fi-toimittajaportaalissa.

Tarjoukset avattiin 1.3.2024. Tarjousten avaustilaisuus ei ollut julkinen. Tarjousten avauspöytäkirja on liitteenä.

Tarjouksen jättivät KPMG Oy ja Revisium Oy

Tarjoajat täyttivät soveltuvuutta koskevat vaatimukset. Tarjoukset olivat tarjouspyynnön mukaisia.

Tarjousten vertailu

Tarjouksen valintaperusteena on paras hinta ja laatu. Tarjous valitaan sen mukaan, kenellä on suurimmat vertailupisteet laskemalla hinnan ja laadun vertailupisteet yhteensä. Mikäli kahdella tai useammalla tarjoajalla on samat pisteet, ratkeaa valinta laadun vertailupisteillä vertailulla, kenellä on suurimmat laadun vertailupisteet. Mikäli laadun vertailupisteet ovat tasan, ratkeaa voittanut tarjous arvalla.

Tarjousten vertailuhinta lasketaan laskemalla yhteen annettujen tuntihintojen mukaan:

-          100 tunnin perusteella laskettu vastuullisen tilintarkastajan työ,

-          60 tunnin perusteella laskettu avustavan tilintarkastajan työ

-          10 tunnin perusteella laskettu erityistehtävien ja hankkeiden tarkastuksen työ, sekä

-          50 tunnin perusteella laskettu tarkastuslautakunnan sihteeritehtävien työ.

Alhaisimman kokonaishinnan antanut tarjous saa 70 vertailupistettä hinnasta. Muiden hinnat suhteutetaan tähän kaavalla:

alhaisin hinta / tarjottu hinta *70

Tarjousten hintavertailu on alla olevassa taulukossa

Tarjousten laatupisteet lasketaan sen mukaan miten tarjoajat asettavat vastuullisen tilintarkastajan työn osuudesta sekä mikä on vastuullisen tilintarkastajan kokemus (vastuullisen tilintarkastajan kokemus on oltava dokumentoitu soveltuvuusvaatimuksissa määritellyssä dokumentissa, hankintayksikkö laskee pisteet tämän dokumentin tietojen mukaisesti). Pisteet lasketaan yhteen ja näin määräytyy tarjouksen laatupisteet.

Parhaimmat laatupisteet antanut tarjous saa 30 vertailu pistettä laadusta. Muiden pisteet suhteutetaan tähän kaavalla: tarjoajan

laatupisteet / parhaat laatupisteet * 30.

Tarjousten laatupisteet on alla olevassa taulukossa

Tarjousten vertailupisteet on alla olevassa taulukossa

KPMG Oy sai suurimmat vertailupisteet ja tulee valituksi tilintarkastuspalvelun toimittajaksi vuosille 2024-2027.

Hankintasopimus

Hankinnasta tehdään erillinen hankintasopimus. Sopimus syntyy vasta kirjallisen sopimuksen allekirjoituksella. Liitteenä tarjouspyynnön mukana ollut sopimusluonnos, jonka pohjalta hankintasopimus tehdään, ja jonka tarjoajat hyväksyivät tarjouspyynnön jättäessään.

Koska tarkastuslautakunnan sihteeri on palvelussuhteessa kilpailutukseen osallistuneeseen toimijaan, ei tarkastuslautakunnan sihteeri osallistu asian valmisteluun tai käsittelyyn, ja puheenjohtaja toimii asian esittelijänä.

 Esittelijä  

 Puheenjohtajan esitys

  Tarkastuslautakunta esittää kaupunginvaltuustolle, että

1) Orimattilan kaupungin tilintarkastuspalveluiden toimittajaksi vuosille 2024-2027 valitaan KPMG Oy
2) kaupunginjohtajalla on oikeus tehdä sopimukseen teknisiä muutoksia

 Päätös Tarkastuslautakunta päätti esittää kaupunginvaltuustolle, että

1) Orimattilan kaupungin tilintarkastuspalveluiden toimittajaksi vuosille 2024-2027 valitaan KPMG Oy
2) kaupunginjohtajalla on oikeus tehdä sopimukseen teknisiä muutoksia