Sivistysvaliokunta
Esityslista 08.04.2025/Asianro 49

Sivistysvaliokunta 08.04.2025     

92/08.01.01/2025  

Valmistelu ja lisätiedot vs. sivistysjohtaja Esa Kähkönen, esa.kahkonen(at)orimattila.fi,
vs. opetuspäällikkö Eija Seunala, eija.seunala(at)orimattila.fi,

  vs. talous- ja hallintoasiantuntija Sari Soikkeli, sari.soikkeli (at)orimattila.fi

Orimattilan kaupungin opetuspalveluissa käytössä olevan koulukuljetusten toiminnanohjausjärjestelmän sopimuskausi päättyy 1.7.2025. Sivistystoimiala on valmistellut koulukuljetusten toiminnanohjausjärjestelmän hankintaa. Koska Orimattilan kaupungissa ei ole omaa kuljetussuunnittelijaa, on perusteltua samalla kilpailuttaa kuljetussuunnittelupalvelu. Toiminnanohjausjärjestelmän ja kuljetussuunnittelun sopimuskausi on 2.7.2025-30.6.2026 sekä yhden vuoden optiot lukuvuosille 2026-2027 ja 2027-2028.

Koulukuljetusten toiminnanohjausjärjestelmän avulla on mahdollista hoitaa kaikki oppilaskuljetuksiin liittyvät prosessit kuljetuspäätösten jälkeen, kuten kuljetusten reititys, aikataulutus ja laskutus. Järjestelmään kuuluu mobiilikäyttöliittymä oppilaille ja huoltajille. Koulukuljetuksen suunnittelupalvelu puolestaan kattaa kuljetuspäätösten jälkeiset oppilaiskuljetuksiin liittyvät suunnittelutoiminnot.

Hankinnan ennakoitu arvo sopimuskaudelle optiovuodet mukaan lukien on 195 000 euroa (alv. 0 %). Hallintosäännön 11. luvun mukaan valiokunta päättää alle 500 000 euron hankinnoista. Kilpailumenettelynä on avoin menettely.

Hankintailmoitus ja tarjouspyyntö julkaistiin Cloudia-tarjouspalvelussa 13.-31.3. Tarjouspyynnössä pyydettiin esittämään mahdolliset kysymykset viimeistään 21.3.2025 klo 16. Määräaikaan mennessä esitettiin kysymys: "Tarjouspyynnössä mainitaan, että kuljetusten suunnittelupalvelu on mahdollista ostaa alihankintana. Mikäli kuitenkin tarjoaja on se joka tarjoaa suunnittelupalvelua, onko mahdollista tehdä tarjous niin että järjestelmän toimittaa alihankkija? Tämä on kuljetusten välityspalveluille tyypillisempi toimintamalli." Kysymykseen vastattiin: "Hankintayksikkö edellyttää tarjouspyynnön mukaisesti, että tarjoaja toimittaa itse toiminnanohjausjärjestelmän, mutta kuljetusten suunnittelupalvelun voi toteuttaa myös alihankintana." Tarjousaikana saatiin kaksi tarjousta.

Hankintayksikkö on havainnut hankintamenettelyn aikana tarjouspyynnössä muutostarpeen, jonka vuoksi hankinta on perusteltua keskeyttää. Hankintalain 125 §:n 1 momentin mukaan hankintamenettely voidaan keskeyttää vain todellisesta ja perustellusta syystä. Hankintalain 3 §:n mukaan hankintayksikön on kohdeltava hankintamenettelyn osallistujia ja muita toimittajia tasapuolisesti ja syrjimättömästi sekä toimittava avoimesti ja suhteellisuuden vaatimukset huomioon ottaen. Hankintalain 63 §:n mukaan tarjouspyyntö ja niiden liitteet on laadittava niin selviksi, että niiden perusteella voidaan antaa keskenään vertailukelpoisia tarjouksia.

Tarjouspyynnössä oleva pisteytysmekanismi on mahdollistanut toiminnanohjausjärjestelmän käyttöönottoprojektin hinnoittelun siten, ettei hankintayksikkö voi kohdella hankintamenettelyn osallistujia tasapuolisesti ja syrjimättömästi tarjousten vertailuvaiheessa. Epäonnistuneesta pisteytysmekanismista johtuen tarjouspyyntö ei ole tuottanut keskenään vertailukelpoisia ja yhteismitallisia tarjouksia. Hankintayksiköllä on siten todellinen ja perusteltu syy keskeyttää hankinta ja käynnistää uusi hankintamenettely.

Yritysvaikutusten arviointi

 Esittelijä Vs. sivistysjohtaja Esa Kähkönen

 Päätösehdotus

  Sivistysvaliokunta päättää keskeyttää koulukuljetusten toiminnanohjausjärjestelmän ja kuljetussuunnittelupalvelun hankinnan.

Pöytäkirja tarkastetaan tämän pykälän osalta kokouksessa.

 Päätös  

 Toimivalta Hallintosääntö 11. luku

 Jakelu