Sivistysvaliokunta
Esityslista 13.05.2025/Asianro 68

Sivistysvaliokunta 08.04.2025 § 50 

Valmistelu ja lisätiedot Vs. sivistysjohtaja Esa Kähkönen, esa.kahkonen(at)orimattila.fi,

  vs. opetuspäällikkö Eija Seunala, eija.seunala(at)orimattila.fi, 

  Vs. sivistystoimialan talous- ja hallintoasiantuntija Sari Soikkeli, sari.soikkeli(at)orimattila.fi

Orimattilan kaupungin opetuspalveluissa käytössä olevan koulukuljetusten toiminnanohjausjärjestelmän sopimuskausi päättyy 1.7.2025. Sivistystoimiala on valmistellut koulukuljetusten toiminnanohjausjärjestelmän hankintaa. Koska Orimattilan kaupungissa ei ole omaa kuljetussuunnittelijaa, on perusteltua samalla kilpailuttaa kuljetussuunnittelupalvelu. Sopimuskausi on 2.7.2025-30.6.2026 sekä yhden vuoden optiot lukuvuosille 2026-2027 ja 2027-2028.

Koulukuljetusten toiminnanohjausjärjestelmän avulla on mahdollista hoitaa kaikki oppilaskuljetuksiin liittyvät prosessit kuljetuspäätösten jälkeen, kuten kuljetusten reititys, aikataulutus ja laskutus. Järjestelmään kuuluu mobiilikäyttöliittymä oppilaille ja huoltajille. Koulukuljetuksen suunnittelupalvelu puolestaan kattaa kuljetuspäätösten jälkeiset oppilaiskuljetuksiin liittyvät suunnittelutoiminnot.

Hankinnasta on julkaistu aiemmin hankintailmoitus ja tarjouspyyntö Cloudia-tarjouspalvelussa 13.-31.3.2025. Määräaikaan mennessä tarjouksen jätti kaksi tarjoajaa. Hankintayksikkö on kuitenkin havainnut hankintamenettelyn aikana tarjouspyynnön pisteytysmekanismissa puutteen, jonka vuoksi hankinta on perusteltua keskeyttää. Keskeyttämisen perusteena on se, että pisteytysmekanismista johtuen tarjouspyyntö ei ole tuottanut keskenään vertailukelpoisia ja yhteismitallisia tarjouksia. Hankintayksikkö ei ole voinut kohdella hankintamenettelyn osallistujia tasapuolisesti ja syrjimättömästi tarjousten vertailuvaiheessa.

Hankinnan ennakoitu arvo sopimuskaudelle optiovuodet mukaan lukien on 195 000 euroa (alv. 0 %). Hallintosäännön 11. luvun mukaan valiokunta päättää alle 500 000 euron hankinnoista. Hankintailmoitus ja tarjouspyyntö julkaistaan Cloudia-tarjouspalvelussa. Hankintamenettelynä on avoin menettely. Tarjousaika on 10.-30.4.2025.

Yritysvaikutusten arviointi

 Esittelijä Vs. sivistysjohtaja Esa Kähkönen

 Päätösehdotus

  Sivistysvaliokunta hyväksyy koulukuljetusten toiminnanohjausjärjestelmän ja koulusuunnittelupalvelun tarjouspyynnön ja -asiakirjat ja käynnistää kilpailutuksen.

 Päätös Esittelijä teki muutetun päätösehdotuksen. Muutos koskee pöytäkirjan tarkastamista tämän pykälän osalta kokouksessa. Sivistysvaliokunta hyväksyy koulukuljetusten toiminnanohjausjärjestelmän ja koulukuljetusten suunnittelupalvelun tarjouspyynnön ja -asiakirjat ja käynnistää kilpailutuksen. Pöytäkirja tarkastetaan tämän pykälän osalta kokouksessa.

Sivistysvaliokunta päätti yksimielisesti muutetun päätösehdotuksen mukaisesti. Pöytäkirja tarkastettiin tämän pykälän osalta kokouksessa.

 Toimivalta Hallintosäännön 11. luku

 Jakelu

Sivistysvaliokunta 13.05.2025     

92/08.01.01/2025  

Valmistelu ja lisätiedot Vs. sivistysjohtaja Esa Kähkönen, esa.kahkonen(at)orimattila.fi; vs. opetuspäällikkö Eija Seunala, eija.seunala(at)orimattila.fi; sivistystoimialan talous- ja hallintoasiantuntija Sari Soikkeli, sari.soikkeli(at)orimattila.fi

Sivistystoimiala on valmistellut koulukuljetusten toiminnanohjausjärjestelmän hankintaa, koska Orimattilan kaupungin opetuspalveluissa käytössä olevan koulukuljetusten toiminnanohjausjärjestelmän sopimuskausi päättyy 1.7.2025.

Koulukuljetusten toiminnanohjausjärjestelmän avulla on mahdollista hoitaa kaikki oppilaskuljetuksiin liittyvät prosessit kuljetuspäätösten jälkeen, kuten kuljetusten reititys, aikataulutus ja laskutus. Järjestelmään kuuluu mobiilikäyttöliittymä oppilaille ja huoltajille.

Koska Orimattilan kaupungissa ei ole omaa kuljetussuunnittelijaa, on perusteltua samalla kilpailuttaa kuljetussuunnittelupalvelu. Koulukuljetuksen suunnittelupalvelu kattaa kuljetuspäätösten jälkeiset oppilaiskuljetuksiin liittyvät suunnittelutoiminnot.

Hankinnan sopimuskausi on 2.7.2025-30.6.2026 sekä yhden vuoden optiot lukuvuosille 2026-2027 ja 2027-2028. Hankinnan ennakoitu arvo sopimuskaudelle optiovuodet mukaan lukien on 195 000 euroa (alv. 0 %). Hallintosäännön 11. luvun mukaan valiokunta päättää alle 500 000 euron hankinnoista.

Hankintailmoitus ja tarjouspyyntö julkaistiin Cloudia-tarjouspalvelussa 10.-30.4.2025. Hankintamenettelynä on avoin menettely. Tarjouspyynnössä pyydettiin esittämään mahdolliset kysymykset Cloudia-tarjouspalvelussa viimeistään 23.4.2025. Määräaikaan mennessä saapui 11 kysymystä. Kysymykset vastauksineen ovat liitteenä. Tarjousajan päättymiseen mennessä tarjouspyyntöön saatiin kaksi tarjousta. Molemmat tarjoukset ovat tarjouspyynnön mukaisia ja täyttävät soveltuvuusvaatimukset.

Tarjousten vertailussa valintaperusteena on halvin hinta. Hankinnan laadulliset vaatimukset on esitetty soveltuvuusvaatimuksissa ja hankinnan kohteen vaatimuksissa, mikä mahdollistaa vertailun pelkällä hinnalla. Tarjoajan tulee antaa tarjous toiminnanohjausjärjestelmän käyttöönottoprojektin hinnasta, mutta hintaa ei huomioida tarjousten vertailussa. Tarjoajan tulee antaa kehittämispalvelun tuntihinta, mutta hintaa ei huomioida tarjousten vertailussa. Toiminnanohjausjärjestelmän kuukausihinta kerrotaan luvulla 12, jotta saadaan palvelun vuosihinta tarjousten vertailua varten. Kuljetussuunnittelupalvelun tuntihinta kerrotaan luvulla 525, jotta saadaan palvelun vuosihinta tarjousten vertailua varten. Tarjousten vertailussa käytettävä hinta lasketaan seuraavasti: (toiminnanohjausjärjestelmän kuukausihinta x 12) + (kuljetussuunnittelupalvelun tuntihinta x 525).

Hinnaltaan halvimman tarjouksen jätti AIsoft Oy, jonka vertailuhinta on 37 143,75 euroa.

Yritysvaikutusten arviointi

 Esittelijä Vs. sivistysjohtaja Esa Kähkönen

 Päätösehdotus

  Sivistysvaliokunta päättää
1) hankkia koulukuljetusten toiminnanohjausjärjestelmän ja koulukuljetusten suunnittelupalvelun tarjouskilpailun voittaneelta AIsoft Oy:ltä sopimuskaudeksi 2.7.2025-30.6.2026 ja
2) valtuuttaa vs. sivistysjohtajan allekirjoittamaan sopimuksen AIsoft Oy:n kanssa kaupungin osalta.

Tämä päätös ei luo sopimussuhdetta valitun palveluntuottajan ja hankintayksikön välille, vaan sopimus syntyy hankintapäätöksen saatua lainvoiman tai markkinaoikeuden antaessa sopimukselle täytäntöönpanoluvan ja molempien osapuolien allekirjoitettua kirjallisen sopimuksen.

Hankinnasta laaditaan sopimus edellyttäen, että sopimusneuvotteluissa ei ilmene mitään sellaista, joka aiheuttaisi muun ratkaisun. Hankintayksikkö pidättää oikeuden olla tekemättä hankintaa valitulta palveluntuottajalta, mikäli sopimuksen yksityiskohdista ei päästä sopuun.

Mahdollisesta optioiden käyttämisestä lukuvuosille 2026-2027 ja 2027-2028 päätetään erikseen.

Pöytäkirja tarkastetaan tämän pykälän osalta kokouksessa.

 Päätös  

 Toimivalta Hallintosääntö 11. luku 

 Jakelu